Privacyverklaring – Stichting Energiebank Nederland

1. Inleiding

In deze verklaring leggen wij (Stichting Energiebank Nederland) uit hoe we omgaan met uw persoonsgegevens.  Wij vinden het belangrijk dat de gegevens van bewoners, vrijwilligers, medewerkers, donateurs en partners zorgvuldig, veilig en in overeenstemming met de wet worden verwerkt.

2. Reikwijdte

Deze verklaring is van toepassing op alle situaties waarin wij informatie over u verwerken, zowel digitaal als op papier.

3. Verantwoordelijke

Stichting Energiebank Nederland is volgens de AVG (de Europese privacy-wet) verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Voor alle privacy gerelateerde vragen, inclusief verzoeken tot uitoefening van uw rechten als betrokkene, kunt u contact opnemen met Marieke Vollering.
Adres: Van Abbestraat 2 1064 WV Amsterdam
E-mail: [email protected]

4. Soorten persoonsgegevens die wij verwerken

Onze kernactiviteit bestaat uit coachingstrajecten over energieverbruik, waarbij wij gegevens verzamelen zoals het type woning, de gezinssamenstelling en het huidige energieverbruik. Deze informatie is essentieel om huishoudens effectief te kunnen coachen, zodat we passende subsidiemogelijkheden of verduurzamingsmaatregelen in kaart kunnen brengen en realiseren. Op die manier kunnen wij huishoudens met beperkte financiële middelen ondersteunen bij het verlagen van hun energierekening.

Het soort informatie dat wij over u verzamelen en genereren is afhankelijk van de relatie die wij met u hebben. Afhankelijk van de relatie kunnen dat de volgende gegevens zijn:

Persoonsgegevens	Huishouden	Energiecoaches	Zakelijke contacten (bijv. donateurs, sponsoren)
Contactgegevens (bijv. naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht)	✔	✔	✔
Kopie paspoort en BSN	X	✔	X
Bankrekeningnummer	✔	✔	X
Andere financiële gegevens (bijv. subsidiegegevens via de ISDE)	✔	X	X
Gesproken talen	✔	✔	X
Woonsituatie (bijv. type woning, bouwjaar, eigendomssituatie, bewoners)	✔	X	X
Energieverbruik	✔	X	X
Foto’s	✔	✔	✔

* Een ✔ in het bovenstaande schema betekent dat wij de gegevens wel verwerken voor die groep betrokkenen. Een X betekent dat wij die gegevens niet verwerken voor die groep betrokkenen.  

Daarnaast maken wij gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat met pagina’s van onze website wordt meegestuurd en door je browser op je harde schijf van je computer of ander digitaal apparaat wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. Cookies worden uitsluitend gebruikt en verwerkt ten behoeve van websitegebruikers, om hun gebruikservaring te verbeteren en de werking van de website te ondersteunen.

Wij verzamelen doorgaans geen ‘gevoelige’of ‘bijzondere categorieën’ van persoonsgegevens (zoals gegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, politieke opvattingen, medische of gezondheidsomstandigheden, of informatie die het seksleven of de seksuele geaardheid van een individu specificeert). Indien dit echter het geval is, zullen wij altijd de expliciete toestemming van de betrokkene vragen om dergelijke informatie te verzamelen en te gebruiken. 

5. Doeleinden en grondslagen van de gegevensverwerking

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend wanneer wij daar een wettelijke grondslag voor hebben. De wettelijke grondslagen en het doel voor het gebruik van uw gegevens zijn hieronder uiteengezet.     

Doeleinde	Wettelijke grondslag
Verzamelen en beoordelen van informatie (bijv. contactgegevens, woonsituatie en energieverbruik) voor het coachingstraject.	Uitvoering van de overeenkomst
Verwerken van (financiële) gegevens voor het aanvragen en verantwoorden van subsidies, voor vergoedingen van vrijwilligers of bewoners, of voor de verwerking van donaties.	Uitvoering van de overeenkomst
Delen van gegevens met samenwerkingspartners (bijvoorbeeld adviesorganisaties op het gebied van verduurzaming, subsidieadviseurs, woningcorporaties, welzijnsorganisaties, vrijwilligersinitiatieven en andere vergelijkbare partners) om bewoners zo goed mogelijk te adviseren over verduurzamingsmaatregelen en/of subsidiemogelijkheden, en om effectieve communicatie en begeleiding te waarborgen – in het bijzonder voor kwetsbare huishoudens die extra ondersteuning nodig hebben bij contact of informatieverstrekking.	Toestemming van de betrokkene
Voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder belastingwetgeving en subsidieverplichtingen.	Wettelijke verplichting
Gebruiken van foto’s voor promotiedoeleinden.	Toestemming van de betrokkene
Het verwerken en delen van gegevens om kwetsbare huishoudens die extra hulp nodig hebben beter te kunnen bereiken, informeren en begeleiden, bijvoorbeeld bij contact, communicatie en het aanbieden van aanvullende ondersteuning.	Gerechtvaardigd belang
Het gebruiken van cookies om onze website goed te laten functioneren en te verbeteren.	Gerechtvaardigd belang

Toestemming
Toestemming kunt u altijd intrekken. Voor meer informatie over uw rechten verwijzen wij naar paragraaf ‎10. 

Uitvoering van de overeenkomst
Wanneer u een samenwerking aangaat met Stichting Energiebank Nederland, komen wij overeen bepaalde diensten aan u te leveren. Wij gebruiken uw persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor het nakomen van de verplichtingen uit de overeenkomst met u, zoals voor het uitvoeren van  projecten. 

Gerechtvaardigd belang
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben, bijvoorbeeld voor het optimaliseren van onze website via cookies of voor het verwerken en delen van gegevens om kwetsbare huishoudens die extra hulp nodig hebben beter te kunnen bereiken, informeren en begeleiden. Wij zullen uw persoonsgegevens niet gebruiken wanneer uw eigen belangen, grondrechten of fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan ons belang bij het gebruik ervan. Onder bepaalde omstandigheden wanneer wij een beroep doen op ons gerechtvaardigde belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens, heeft u het recht bezwaar te maken tegen ons gebruik ervan. Voor meer informatie verwijzen wij u naar paragraaf ‎10. 

Wettelijke verplichting
Wij gebruiken uw persoonsgegevens zodat wij voldoen aan de op onze diensten van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving.

6. Delen van gegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als wij hiervoor toestemming hebben van de betrokkene of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Met betrokken samenwerkingspartners sluiten wij een samenwerkingsovereenkomst, waarin wij duidelijke afspraken maken over het zorgvuldige gebruik en de beveiliging van uw gegevens. In deze overeenkomst verklaren beide partijen dat zij persoonsgegevens verwerken op een wijze die in overeenstemming is met de AVG en zich inspannen de privacy van betrokkenen te waarborgen.

Bij het verwerken van persoonsgegevens maken wij gebruik van verschillende IT-dienstverleners, waaronder Salesforce, Mailchimp, WordPress en Google Workspace. Deze partijen treden op als verwerkers van persoonsgegevens namens ons. Dit betekent dat zij de persoonsgegevens uitsluitend verwerken in opdracht en op instructie van Energiebank Nederland. 

7. Gegevens die wij niet rechtstreeks van u ontvangen 

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van u, maar van derden, zoals lokale energiebanken. Dit gebeurt alleen wanneer u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. 

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Voor administratieve en financiële gegevens hanteren wij een bewaartermijn van zeven jaar (conform wettelijke verplichtingen). Voor project- en bewonersgegevens hanteren wij een bewaartermijn van maximaal twee jaar na afronding van het project, onder andere voor evaluatie of terugkoppeling, tenzij langer bewaren noodzakelijk is om aan subsidieregelingen of andere verplichtingen te voldoen. Persoonsgegevens van energiecoaches worden bewaard zolang zij actief zijn als vrijwilliger bij de Energiebank, en in beginsel tot vijf jaar na beëindiging van hun werkzaamheden. Voor zakelijke contacten, zoals donateurs en sponsoren, worden gegevens bewaard zolang er sprake is van een actieve relatie. Foto’s voor promotiedoeleinden worden gebruikt en verwerkt zo lang als nodig voor de promotiedoeleinden. Foto’s zonder promotiedoeleinden worden na twee jaar verwijderd. 

Deze termijnen dienen als richtlijn waarvan kan worden afgeweken wanneer wettelijke of organisatorische redenen een langere bewaartermijn noodzakelijk maken. U heeft altijd het recht om een verzoek in te dienen tot correctie of verwijdering van uw gegevens wanneer u van mening bent dat uw gegevens niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel waarvoor ze zijn verzameld, conform de rechten die zijn uiteengezet in paragraaf ‎10. 

9. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Wij nemen bijvoorbeeld de volgende maatregelen:

• Gebruik van beveiligde opslag en versleuteling waar mogelijk.
• Sterke wachtwoorden en tweefactor-authenticatie.
• Regelmatige back-ups van digitale gegevens.
• Beperkte toegang: alleen bevoegde personen hebben toegang tot persoonsgegevens.
• Instructies en bewustwording voor vrijwilligers en medewerkers over zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Wij hebben procedures ingesteld om eventuele datalekken aan te pakken en zullen u en de toepasselijke toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijk lek wanneer wij wettelijk verplicht zijn dit te doen. 

10. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene heeft recht op:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken;     
• Recht op correctie of verwijdering van gegevens: u kunt ons vragen onjuiste gegevens te verbeteren of gegevens te verwijderen wanneer deze niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel, wanneer u uw toestemming intrekt of wanneer u vindt dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken.
• Recht op beperking: in bepaalde gevallen kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid of rechtmatigheid van de gegevens betwist.
• Recht op bezwaar: u mag bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als daar voor u bijzondere redenen voor zijn.       
• Recht op dataportabiliteit: u kunt uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen en deze, indien gewenst, laten doorgeven aan een andere organisatie. 
• Intrekken van toestemming: waar wij op basis van uw toestemming uw persoonsgegevens gebruiken, heeft u te allen tijde het recht uw toestemming in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens die vóór het intrekken van uw instemming heeft plaatsgevonden

11. Klachten

Indien iemand van mening is dat wij niet correct met persoonsgegevens omgaan, kan er een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor meer informatie verwijzen wij naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/ 

12. Doorgifte buiten Nederland en de EER

Wij geven uw persoonsgegevens niet door naar landen buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte (EER).

13. Wijzigingen van deze verklaring

Wij behouden ons het recht voor de verklaring te wijzigen. Op onze website zal altijd de meest actuele versie van de privacyverklaring te vinden zijn. De huidige versie van de verklaring is ingegaan op 11-12-2025.